Staż pracy na nowych zasadach - od 1 maja zmiany obejmą firmy prywatne

Od 1 maja wielu pracowników w Polsce może spojrzeć na swój zawodowy życiorys inaczej niż dotąd. Jak podaje Wojciech Ściwiarski, regionalny Rzecznik Prasowy ZUS w województwie mazowieckim - do stażu pracy będzie można doliczyć nie tylko etat, ale także wybrane okresy działalności, zleceń czy współpracy. To ważna zmiana dla osób, które przez lata pracowały poza klasyczną umową o pracę, a teraz chcą, by ten czas został formalnie uwzględniony przez pracodawcę.

Od 1 maja 2026 roku nowe zasady obliczania stażu pracy zaczną obowiązywać również w firmach prywatnych. Wcześniej, od 1 stycznia 2026 roku, korzystały z nich osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych.

Zmiana dotyczy sposobu liczenia stażu pracy na potrzeby uprawnień pracowniczych. Nie jest to jednak zmiana emerytalna.

„Nowe regulacje nie dotyczą stażu emerytalnego. Nie wpływają na prawo do emerytury ani na sposób obliczania jej wysokości” - informuje Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim.

Do stażu pracy będzie można doliczyć więcej okresów aktywności

Nowe przepisy pozwalają uwzględnić w stażu pracy wybrane okresy aktywności zawodowej innej niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Warunek jest jeden - pracownik musi uzyskać z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odpowiednie zaświadczenie.

Do stażu pracy mogą zostać doliczone okresy, w których dana osoba:

• opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z taką osobą,
• była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu umowy zlecenia, umowy agencyjnej albo innej umowy o świadczenie usług,
• współpracowała z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę agencyjną lub inną umowę o świadczenie usług,
• była członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• była członkiem spółdzielni kółek rolniczych,
• korzystała z tzw. ulgi na start, czyli była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą i przez pierwsze 6 miesięcy nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• opłacała składki jako osoba współpracująca z przedsiębiorcą korzystającym z ulgi na start,
• miała finansowane składki emerytalne i rentowe z tytułu osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej,
• miała finansowane składki z tytułu osobistej opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.

To szczególnie istotne dla osób, które przez lata prowadziły własną działalność, pracowały na zleceniach albo łączyły różne formy aktywności zawodowej. Dotąd ich doświadczenie często nie przekładało się wprost na staż liczony przez pracodawcę.

Wniosek tylko elektronicznie przez eZUS

Aby doliczyć takie okresy, trzeba złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia. Można to zrobić wyłącznie elektronicznie - przez konto w systemie eZUS.

Od 1 stycznia 2026 roku dostępny jest formularz USP, czyli „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”. ZUS dodał w menu bocznym specjalny kafelek prowadzący bezpośrednio do formularza, aby szybciej znaleźć właściwy dokument.

Do 28 kwietnia 2026 roku do ZUS wpłynęło już blisko 640 tys. wniosków o wydanie takiego zaświadczenia. Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie wniosku, dlatego obsługa została w dużej części zautomatyzowana. Według danych ZUS wydano już ponad 1 mln zaświadczeń.

Gdy dokument pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub jego pełnomocnik otrzyma informację. Jeśli ma włączone powiadomienia, wiadomość przyjdzie SMS-em, e-mailem albo w aplikacji mZUS - zgodnie z ustawieniami subskrypcji.

Pracodawca może sprawdzić autentyczność zaświadczenia

Pracownik przekazujący zaświadczenie pracodawcy nie musi ograniczać się do papierowego potwierdzenia. Każdy pracodawca może zdalnie zweryfikować dokument wydany przez ZUS w odpowiedzi na wniosek USP.

Autentyczność zaświadczenia można sprawdzić na stronie internetowej ZUS, korzystając z usługi potwierdzania dokumentów dotyczących podlegania ubezpieczeniom lub opłacania składek.

Jeśli system wskaże nieprawidłowości, przyczyną może być na przykład zmiana treści zaświadczenia. W takiej sytuacji osoba, której dotyczy dokument, powinna zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę.

Dla pracowników oznacza to szansę na uporządkowanie zawodowej historii. Dla pracodawców - konieczność uważnego podejścia do nowych dokumentów i aktualizacji stażu osób zatrudnionych. Od 1 maja 2026 roku ta zmiana przestaje być tematem tylko sektora publicznego i zaczyna dotyczyć całego rynku pracy.